A reunião de equipe que cabe em dez minutos

A reunião de equipe foi marcada para quinta às 18h. Duas pessoas chegaram atrasadas porque o último cliente estourou. Durou cinquenta minutos, falou-se de tudo, e na sexta ninguém lembrava do que ficou decidido.

Depois disso, ela não aconteceu mais.

Equipe que atende o dia inteiro não sustenta reunião longa. O que sustenta é um formato tão curto que não dá para cancelar.

Dez minutos, de pé, mesma hora toda semana

De pé não é detalhe: é o que impede a reunião de esticar. Ninguém filosofa em pé.

Mesma hora toda semana é o que a torna hábito. Segunda às 8h ou sexta às 17h30, e nunca mudar.

Dez minutos é um teto real, não uma intenção. Coloque um cronômetro na mesa se precisar.

As três perguntas

Uma rodada, cada pessoa responde as três, em no máximo dois minutos.

1. O que travou na semana passada?

Não "como foi a semana". O que travou — cliente que deu trabalho, material que faltou, sistema que atrapalhou, dúvida que ninguém soube responder.

É a pergunta que mais rende. Quase sempre aparece um problema que todo mundo estava contornando em silêncio há três semanas.

2. O que a semana que vem tem de diferente?

Alguém de férias, um dia mais cheio, um cliente que exige preparo, uma agenda com buraco.

Aqui se resolve conflito de horário antes de ele acontecer — o que é muito mais barato do que resolver na terça, com cliente esperando.

3. Tem alguma coisa que depende de mim?

A pergunta do dono para a equipe. Aprovação, decisão, compra, resposta.

Sem ela, as pessoas ficam travadas esperando e não avisam, porque avisar parece cobrar.

O que não entra

Feedback individual. Nunca em grupo. Conversa sobre desempenho de uma pessoa acontece com ela, em outro momento.

Assunto que interessa a dois. Se é entre duas pessoas, resolve-se depois, entre as duas.

Discussão longa. Se um tema precisa de vinte minutos, ele vira um item marcado para outro horário. A reunião de dez minutos serve para identificar, não para resolver tudo.

O registro

Uma folha, três linhas: o que ficou decidido e quem faz.

Sem isso, na semana seguinte se discute a mesma coisa. Com isso, a primeira coisa da reunião seguinte é ler as três linhas da anterior — e isso sozinho resolve metade do problema de continuidade.

Por que ela substitui bem a reunião longa

Uma reunião de cinquenta minutos por mês acontece uma vez e trata de problemas de três semanas atrás.

Quatro reuniões de dez minutos tratam os problemas na semana em que eles nascem, que é quando ainda são pequenos.

E os números — atendimentos, faltas, horários livres — não precisam ocupar a reunião: eles já estão na tela, do jeito de três números para olhar toda segunda. A reunião serve para o que o relatório não mostra.

Nas duas primeiras semanas vai ser estranho

As pessoas vão responder "nada" para a primeira pergunta, porque ninguém está acostumado a dizer que algo travou.

Insista. Por volta da terceira ou quarta semana, quando ficar claro que apontar problema não gera bronca, as respostas começam a vir — e é aí que a reunião passa a valer os dez minutos. O que fazer com o que aparece está em passar tarefa para a equipe sem perder o controle.