O relatório do funil na segunda de manhã

Relatório de vendas em empresa pequena costuma ter um de dois destinos: nunca ser feito, ou ser feito bonito e nunca ser lido.

O que funciona é diferente das duas coisas. É um ritual curto, na mesma hora toda semana, que termina com uma lista de pessoas para falar — não com um gráfico.

Quando fazer

Segunda-feira, primeira hora, antes do primeiro atendimento. Vinte minutos com o celular ou o computador e um café.

Segunda porque a semana ainda pode ser mudada. Sexta é balanço, e balanço não muda nada.

Os cinco números

1. Quanto entrou na semana passada. Receita realizada. É o placar.

2. Quantas oportunidades novas entraram. Se caiu por duas semanas seguidas, o problema é de captação e o efeito vai aparecer daqui a um ciclo — quanto tempo é esse ciclo está em tempo médio de fechamento.

3. Quantas fecharam, ganhas e perdidas. E os motivos das perdas, que é onde mora a informação, conforme ganho e perda: registrar o motivo.

4. Valor esperado do funil. A conta ponderada de valor esperado do mês, não a soma bruta.

5. Quantos cartões estão parados. Passaram do prazo da etapa. Este é o número que vira tarefa hoje mesmo.

Cinco linhas num caderno ou numa nota do celular. Sem gráfico, sem apresentação.

As três decisões

Números sem decisão são entretenimento. Toda segunda, saia com três respostas:

Decisão 1: quem eu falo esta semana? Liste os cartões parados e os que têm próximo passo vencendo até sexta. Essa é a sua lista de trabalho de vendas da semana. Costuma ter entre cinco e quinze nomes — o método de triagem está em negócio parado: como perceber e agir.

Decisão 2: o mês está no rumo? Compare o realizado até aqui mais o valor esperado contra a meta. Se está atrás, a ação depende do dia do mês: nas duas primeiras semanas, captação resolve; nas duas últimas, só empurrar quem já está dentro.

Decisão 3: o que eu conserto este mês? Uma coisa só. Olhe os motivos de perda e a pior passagem de conversão, escolha um problema e trabalhe nele até a próxima medição. Consertar uma coisa por mês, doze vezes por ano, é muito mais do que a maioria faz.

O roteiro em ordem

1. Abra o funil e limpe: mova o que mudou, feche o que morreu. Cinco minutos.
2. Anote os cinco números. Cinco minutos.
3. Monte a lista de quem falar. Cinco minutos.
4. Responda as três decisões. Cinco minutos.

Vinte minutos. Se está levando uma hora, ou o funil estava muito desatualizado — e aí o problema é a rotina diária, resolvida em higiene do funil em quinze minutos — ou você está fazendo relatório bonito em vez de relatório útil.

Anote sempre no mesmo lugar

Uma linha por semana, empilhada:

S1 · R$ 4.100 · 12 novas · 5 ganhas / 3 perdidas · esperado R$ 7.900 · 6 parados S2 · R$ 3.850 · 9 novas · 4 ganhas / 5 perdidas · esperado R$ 8.400 · 4 parados S3 · R$ 5.200 · 14 novas · 7 ganhas / 2 perdidas · esperado R$ 6.900 · 9 parados

Depois de dois meses, essa pilha conta coisas que nenhuma semana isolada conta. Você enxerga que a entrada de oportunidades caiu antes de a receita cair — e passa a agir com três semanas de antecedência em vez de reagir no fim do mês.

Com equipe

Mesmo roteiro, quinze minutos, todo mundo em pé. Cada pessoa fala dos cartões dela, e a conversa é sobre o que está parado, não sobre quem vendeu mais.

Um cuidado: se a reunião virar cobrança, os números do funil começam a ser maquiados — cartões sobem de etapa sem motivo, perdas viram "sumiu". Aí o sistema inteiro para de servir. O relatório existe para achar o problema no processo, não o culpado.

Comece na próxima segunda

Não espere ter funil perfeito. Mesmo com dados pela metade, o ritual vale: ele é o que faz o funil ficar em dia, porque cria um momento em que alguém olha.

Vinte minutos por semana são pouco mais de uma hora por mês. É o melhor uso de uma hora que existe num negócio de hora marcada.