O relatório que se olha em dois minutos

Existe uma planilha com onze abas. Ela tem receita por serviço, por profissional, por dia da semana, por forma de pagamento, e um gráfico de pizza que ninguém entende.

Ela foi montada com carinho. E ninguém abre há quatro meses.

O motivo não é preguiça. É que relatório grande não cabe no dia de quem atende. Entre um cliente e outro você tem três minutos, não trinta. Um relatório que exige trinta minutos de leitura é um relatório que só será lido quando já for tarde.

A pergunta que define um bom relatório

Antes de escolher qualquer número, responda: que decisão eu vou tomar com isso?

Se não há decisão do outro lado, o número é curiosidade. Curiosidade é legítima, mas não merece uma aba.

Exemplos de decisão de verdade:

• Preciso divulgar mais esta semana?
• Preciso cobrar alguém?
• Preciso mexer no meu horário de funcionamento?
• Preciso conversar com alguém da equipe?

Cada número do relatório deve estar amarrado a uma dessas.

Os cinco números que cabem numa tela

Para quem atende com hora marcada, cinco bastam. Sério: cinco.

1. Atendimentos realizados na semana

O número mais bruto e o mais honesto. Não é receita, é volume — e volume é o que dá para corrigir rápido.

Decide: se precisa divulgar, ativar lista de espera ou chamar quem sumiu.

2. Faltas e cancelamentos de última hora

Não em quantidade absoluta, em proporção. Duas faltas em dez atendimentos é grave; duas em quarenta é normal.

Decide: se precisa mexer na confirmação, no lembrete ou na regra de remarcação.

3. Receita da semana

Simples. Quanto entrou.

Decide: se o mês está no ritmo de fechar como você precisa que feche.

4. Ticket médio

Receita dividida por atendimentos. É o número que mostra se o seu volume está vindo do serviço certo.

Vinte atendimentos com ticket de R$ 80 e quinze com ticket de R$ 130 rendem quase o mesmo, com cinco horas de diferença de trabalho.

Decide: se vale ajustar preço, mudar o mix de serviços ou oferecer algo a mais.

5. Horários livres na próxima semana

O único número que olha para frente. Os outros quatro contam o passado; este é o que ainda dá para mudar.

Decide: tudo o que precisa acontecer hoje para a semana que vem não ser fraca.

A regra da comparação

Número sozinho não diz nada. "Dezoito atendimentos" é bom ou ruim?

Todo número precisa vir ao lado de um segundo número:

Assim a leitura leva dez segundos e já aponta o problema: não foi preço, foi volume — e a próxima semana está pior ainda. A ação é clara antes de o café esfriar.

Onde esse relatório deve morar

Três exigências, e só:

Uma tela. Se precisa rolar, não é de dois minutos.

Sem digitação. Todo relatório que exige alguém alimentar uma planilha morre em seis semanas. Os números precisam vir do lugar onde o trabalho já acontece — a agenda que registra atendimento, falta e valor produz esses cinco números sem ninguém digitar nada.

No mesmo lugar, sempre. Segunda de manhã, mesma tela. Vira hábito.

O que deixar de fora

Quase tudo. E doe, porque são números interessantes.

• Receita por forma de pagamento: interessa ao contador, não à decisão da semana.
• Gráfico de pizza de qualquer coisa: bonito, ilegível.
• Comparação com a média dos últimos seis meses: só depois de seis meses tendo os cinco números básicos.
• Qualquer número que você não saiba dizer o que faria se ele piorasse.

Isso não significa que esses dados não existam. Significa que eles ficam num segundo nível, para quando você tiver uma pergunta específica. O fechamento mensal, mais completo, está em fechamento do mês sem virar a noite.

Como começar segunda-feira

Não monte nada elaborado. Abra um papel e escreva os cinco números da semana passada e da retrasada, à mão.

Leve dez minutos, olhe, e veja se aponta alguma ação. Se apontar, você já sabe que o relatório serve. Se não apontar, provavelmente a semana foi normal — e saber que a semana foi normal em dois minutos também é resultado.

Depois de três ou quatro semanas fazendo à mão, você vai saber exatamente quais números quer ver prontos, e aí faz sentido tirá-los do sistema em vez do papel. A versão curta desse ritual está em três números para olhar toda segunda.