Higiene do funil em quinze minutos

Funil desatualizado é pior que nenhum funil. Sem funil você sabe que não sabe; com funil desatualizado você toma decisão com base em mentira.

E o desatualizar acontece rápido: três dias de agenda cheia e o quadro já não corresponde à realidade.

A solução não é força de vontade. É um horário fixo e curto.

Quando

Quinze minutos, no fim do expediente ou logo antes do primeiro atendimento. O que importa é ser sempre o mesmo horário — hábito preso a horário sobrevive; hábito preso a "quando der" morre na segunda semana.

O roteiro

1. Cartões que se mexeram hoje (5 min). Alguém respondeu, marcou, desmarcou, pediu para adiar? Mova a etapa e escreva a linha de anotação. É aqui que a conversa vira registro, enquanto você ainda lembra.

2. Próximos passos vencidos (5 min). Filtre o que tinha data para hoje ou antes. Para cada um: faça agora se levar dois minutos, ou remarque com data nova. Nunca deixe passar sem nova data — cartão sem data é cartão que some.

3. Contatos novos do dia (3 min). Toda conversa nova que tem chance vira cartão, com valor estimado e origem. Se não virar cartão hoje, amanhã você não lembra que existiu.

4. Um cartão morto (2 min). Só um. Olhe o mais antigo do funil e decida: retomar ou fechar com motivo. Um por dia são vinte por mês, e é o que impede o acúmulo silencioso descrito em negócio parado: como perceber e agir.

Por que não fazer isso semanalmente

Porque a memória tem prazo de validade curto.

Na segunda-feira você não lembra o que a cliente de quinta falou sobre a viagem dela, e a anotação sai genérica — "cliente vai pensar". Genérica não serve para nada no follow-up, como mostra a diferença entre as mensagens de o que escrever no follow-up.

Quinze minutos por dia são setenta e cinco por semana. Fazer tudo na sexta leva mais tempo e rende menos.

O que não faz parte da higiene

Não é hora de analisar número, de repensar etapa nem de planejar campanha. Isso é trabalho de segunda de manhã, e tem roteiro próprio em o relatório do funil na segunda de manhã.

Misturar as duas coisas faz os quinze minutos virarem uma hora, e uma hora não cabe todo dia — então nada é feito.

O atalho que economiza metade do tempo

Boa parte da higiene desaparece se o cartão nascer sozinho. Quando a oportunidade é criada direto da conversa ou do contato, sem redigitar nada, o passo 3 do roteiro some quase inteiro — é o que descreve a oportunidade a partir do contato, em um clique.

Se você já deixou acumular

Não tente arrumar tudo de uma vez num sábado. Faça assim:

• Hoje: feche todos os cartões com mais de 60 dias sem contato. Sem pensar muito, com motivo "sem retorno". Vai doer e vai limpar metade do quadro.
• Amanhã: coloque próximo passo com data nos que sobraram.
• Depois: comece a rotina de quinze minutos e não pare mais.

O funil que sobra depois dessa limpeza é menor e é verdadeiro. E verdadeiro é a única condição para qualquer número dele valer alguma coisa.