O cartão de oportunidade: o que preencher e o que é perda de tempo

Todo CRM chega com um formulário de oportunidade cheio de campos. Origem, segmento, probabilidade, concorrente, temperatura, produto de interesse, canal preferido de contato.

Na primeira semana você preenche tudo, orgulhoso. Na terceira, preenche o nome e o valor. No segundo mês, arrasta o cartão sem abrir.

Isso não é falta de disciplina. É o sistema pedindo informação que não muda decisão nenhuma.

O teste do campo que vale a pena

Antes de preencher qualquer coisa, pergunte: se este campo estivesse vazio, eu faria algo diferente?

• "Próximo passo: ligar quinta de manhã" — vazio, eu esqueceria. Vale.
• "Temperatura: morno" — vazio, eu faria exatamente a mesma coisa. Não vale.

Campo que não muda ação é enfeite. Enfeite custa três segundos por cartão, vezes cinquenta cartões por mês, vezes o resto da sua vida.

Os cinco que realmente trabalham

1. Quem é. Nome e o contato que você realmente usa. Se toda conversa acontece no WhatsApp, o telefone é o campo importante e o e-mail pode ficar vazio sem culpa.

2. O que a pessoa quer. Uma frase, na língua dela. "Pacote de 10 sessões para dor no ombro" diz mais que "Serviço: Fisioterapia". Esta frase é o que você vai reler daqui a duas semanas para lembrar quem é essa pessoa.

3. Quanto vale. O valor do que está sendo discutido, não o valor médio do seu serviço. Sem isso, nenhuma previsão funciona, e a previsão de fechamento do mês vira chute.

4. De onde veio. Uma palavra basta: indicação, Instagram, Google, link na bio, cliente antigo. Este campo parece inútil no cartão isolado e vira ouro quando você olha cem cartões juntos — tem um texto só sobre isso em de onde vem seu cliente: origem do lead.

5. Próximo passo, com data. O campo mais importante do cartão, e o mais ignorado. Não é "fazer follow-up". É "mandar o valor do pacote fechado — sexta, dia 12".

Por que "próximo passo com data" muda tudo

Um funil sem datas é uma fotografia. Um funil com datas é uma agenda.

Com esse campo preenchido, você abre o quadro de manhã, filtra o que vence hoje, e tem a lista do que fazer. Sem ele, você abre o quadro, olha trinta cartões, sente um cansaço vago e fecha.

Três regras curtas para o campo funcionar:

• A data é sempre no futuro. Se passou e nada aconteceu, o cartão está atrasado e precisa aparecer como atrasado.
• A ação é verificável. "Conversar" não é ação; "mandar a proposta de 4 sessões" é.
• Todo cartão tem uma. Cartão sem próximo passo é cartão que você já desistiu de ganhar, e nesse caso é mais honesto marcar como perdido.

O que fica de fora sem dó

• Probabilidade em porcentagem. Ninguém sabe se um cliente tem 60% ou 70% de chance. A etapa do funil já carrega essa informação, e carrega melhor.
• Campos que repetem o cadastro do cliente. Endereço, CPF, data de nascimento. Isso é ficha de cliente, e mora no cadastro de clientes, não no cartão de venda.
• Histórico digitado à mão. Se a conversa está no WhatsApp, ela está no WhatsApp. Copiar e colar mensagem para dentro do cartão é trabalho duplicado que ninguém sustenta.
• Campos obrigatórios demais. Um formulário que não deixa salvar sem preencher sete coisas garante uma coisa só: o cartão não vai ser criado, e a oportunidade vai viver na sua cabeça de novo.

A lista comentada do que atrapalha está em campos do cartão que só dão trabalho.

Anotação livre: uma linha por contato

Além dos cinco campos, vale um espaço de anotação. Mas com disciplina de telegrama.

Uma linha por contato, com data:

12/03 — falou que quer começar depois do casamento da irmã, em maio. Pediu para chamar em abril.

Essa linha vale mais que qualquer campo estruturado. Ela é o que permite que o follow-up de abril comece com "oi Camila, e o casamento da sua irmã, como foi?" em vez de "oi, tudo bem? passando para saber se ainda tem interesse". A diferença entre esses dois começos é a diferença entre ser lembrado e ser ignorado — o assunto continua em o que escrever no follow-up.

O cartão bom cabe num olhar

Um bom cartão de oportunidade é aquele que você abre, lê em oito segundos e sabe exatamente o que fazer.

Se você precisa rolar a tela para entender quem é a pessoa, tem campo demais. Se você abre e pensa "e agora?", tem campo de menos — e o que falta é quase sempre o mesmo: o próximo passo com data.