Da planilha para o funil visual

A planilha é honesta. Ela não custa nada, você monta em vinte minutos e ela segura os primeiros meses do negócio sem reclamar.

O problema aparece depois, e aparece devagar. Um dia você percebe que abre a planilha, olha 80 linhas, não sabe por onde começar e fecha.

Esse é o momento. Não é que a planilha quebrou — é que ela passou a responder a pergunta errada.

As duas perguntas diferentes

A planilha responde bem: o que aconteceu? Quem contatou, quando, quanto foi cobrado. É um registro.

O que você precisa todo dia é outra coisa: o que eu faço agora? Quem está esperando resposta, quem está quase fechando, quem esfriou.

Uma planilha pode até responder isso, mas exige que você filtre, ordene e leia linha a linha. Toda manhã. É trabalho demais para uma pergunta que deveria ser respondida em dez segundos.

Os quatro sinais de que a planilha estourou

• Você tem mais de 20 conversas abertas ao mesmo tempo. Abaixo disso, a memória dá conta. Acima, não dá.
• Mais de uma pessoa mexe. Duas pessoas na mesma planilha significa versão errada, linha sobrescrita e "eu achei que você ia responder".
• Você já perdeu venda por esquecimento. Não por preço, não por concorrente. Por ninguém ter voltado a falar.
• Você não sabe responder quanto o mês vai fechar. A previsão exige o valor e a etapa de cada cartão, e ninguém mantém isso à mão numa planilha.

Um sinal já justifica olhar. Três significa que a planilha está custando dinheiro.

O que o funil visual faz que a planilha não faz

Mostra estado sem leitura. Colunas com cartões: bate o olho e sabe onde cada um está. Planilha exige ler.

Mostra o que está atrasado. Cartão parado há duas semanas se destaca sozinho. Na planilha, ele é uma linha igual às outras. É a diferença descrita em negócio parado: como perceber e agir.

Guarda a história. Quem falou, quando, o que foi dito. Na planilha isso vira uma célula gigante que ninguém lê.

Calcula sozinho. Conversão por etapa, ticket médio, tempo de fechamento. Dá para fazer na planilha; não dá para manter todo mês.

Aguenta mais de uma pessoa. Cada um vê o que é seu e o histórico é um só.

O roteiro da migração, em uma tarde

1. Não migre tudo. A tentação é levar três anos de histórico. Não leve. Leve quem está em aberto agora e quem fechou nos últimos 90 dias. O resto fica na planilha guardada, e você consulta se precisar.

2. Limpe antes. Toda planilha tem duplicidade, telefone errado e gente que já desistiu há um ano. Migrar sujeira é pagar para carregar lixo.

3. Desenhe as etapas antes de importar. Se importar primeiro, todo mundo cai num monte só e você vai classificar 80 cartões à mão. Defina as colunas seguindo como desenhar as etapas do seu funil.

4. Ajuste as colunas da planilha aos campos do cartão. Nome, contato, o que quer, valor, origem, etapa, próximo passo. Se a planilha não tem origem nem próximo passo, preencha na mão durante a importação — são os dois campos que mais mudam o seu dia, e a lista completa está em o cartão de oportunidade.

5. Coloque próximo passo com data em todos. Sem exceção. Cartão importado sem data é cartão que vai ficar parado no funil novo do mesmo jeito que ficava na planilha.

6. Dê baixa no que já morreu. Aquele contato de oito meses atrás não é oportunidade. Marque perdido com motivo e siga. Isso é o que separa um funil de um depósito.

A primeira semana é a que decide

Quem volta para a planilha volta na primeira semana, e sempre pelo mesmo motivo: manteve as duas abertas.

Duas fontes de verdade significam nenhuma fonte de verdade. Escolha uma data, feche a planilha para edição e combine com a equipe que a partir dali só existe o funil. É desconfortável por três dias e resolvido no quarto.

Ajuda marcar quinze minutos fixos por dia na primeira semana, só para manter o quadro em dia — a rotina está em higiene do funil em quinze minutos.

O que você ganha em número

Depois de dois ou três meses com o funil rodando, aparecem coisas que a planilha nunca contou: qual origem traz cliente que fecha, qual etapa vaza mais, quanto tempo leva do primeiro oi ao horário pago.

São os dados de os três números do funil, e eles não existem porque o sistema é esperto. Existem porque, desta vez, alguém anotou.