Previsão de fechamento: quanto o mês vai fechar, de verdade

Dia 8 do mês. Você abre o funil e vê R$ 24.000 em oportunidades abertas. Sensação de mês resolvido.

Dia 30, fecharam R$ 7.200.

Não houve desastre nenhum. O que houve foi uma conta errada logo no dia 8 — a soma de tudo que está aberto não é previsão, é teto. E teto é um número que nunca acontece.

O erro da soma simples

Somar todos os cartões abertos supõe que 100% deles vão fechar. Na vida real fecha algo entre 20% e 40%, dependendo do negócio e da etapa.

Além disso, a soma simples trata igual duas coisas muito diferentes: alguém que mandou "oi, quanto custa?" ontem e alguém que já tem horário marcado para sexta. O segundo vale muito mais que o primeiro, e a conta precisa saber disso.

A conta que funciona: valor esperado

A ideia é simples. Cada etapa do funil tem uma taxa histórica de fechamento. Multiplique o valor de cada cartão pela taxa da etapa em que ele está, e some.

Primeiro, descubra suas taxas. Pegue os últimos três meses e conte, por etapa, quantos cartões que passaram por ali acabaram ganhos:

Novo contato: 40 entraram, 8 fecharam → 20% Em conversa: 24 entraram, 8 fecharam → 33% Proposta na mesa: 14 entraram, 8 fecharam → 57% Horário marcado: 9 entraram, 8 fecharam → 89%

A última linha merece atenção: mesmo com horário marcado, um em cada nove não vira receita — é a falta, que tem tratamento próprio em como diminuir faltas na agenda.

Agora, a previsão do mês atual. Suponha o funil hoje:

Novo contato: R$ 6.000 × 20% = R$ 1.200 Em conversa: R$ 8.000 × 33% = R$ 2.640 Proposta: R$ 7.000 × 57% = R$ 3.990 Marcado: R$ 3.000 × 89% = R$ 2.670 Previsão: R$ 10.500

Os mesmos R$ 24.000 de antes viram R$ 10.500. É um número menos animador e muito mais parecido com o que vai acontecer.

O detalhamento passo a passo dessa conta está em valor esperado do mês: como calcular.

O recorte que quase todo mundo esquece: a data

Valor esperado responde "quanto", não "quando". E num negócio de hora marcada, quando é metade da pergunta.

Se o seu tempo médio de fechamento é de 12 dias, um cartão que entrou hoje, dia 22, provavelmente não fecha neste mês. Ele está na previsão do mês que vem.

Então a previsão honesta separa duas coisas:

• O que fecha neste mês — cartões cuja data prevista de fechamento cai antes do dia 30.
• O que fica para depois — o resto, que continua sendo receita, só não agora.

Para isso você precisa saber seu tempo médio, e a conta está em tempo médio de fechamento.

Some o que já é certo

A previsão completa do mês tem três pedaços, e só um deles é incerto:

1. Receita já realizada — o que foi atendido e pago do dia 1 até hoje.
2. Agenda já marcada — horários no calendário para os próximos dias, descontada a taxa de falta.
3. Valor esperado do funil — a conta lá de cima, só dos cartões que devem fechar dentro do mês.

Os dois primeiros são quase certeza. O terceiro é estimativa. Juntar os três dá o número do mês, e separar os três mostra onde está o risco.

Como usar a previsão sem virar refém dela

A previsão não serve para você se sentir bem no dia 8. Serve para você agir no dia 8.

Se a meta é R$ 15.000 e a previsão dá R$ 10.500, você tem 22 dias e três caminhos, nesta ordem de eficiência:

• Empurrar quem já está avançado. Os cartões em "Proposta" são os mais baratos de converter. Cada um que anda vale mais que dois contatos novos.
• Destravar o que está parado. Provavelmente há cartões esquecidos valendo alguns milhares — veja negócio parado: como perceber e agir.
• Trazer gente nova. É o mais lento, porque precisa atravessar o funil inteiro. Se o seu tempo médio é de 12 dias, começar isso no dia 25 é trabalhar para o mês seguinte.

Fazer essa leitura uma vez por semana é o que separa um mês administrado de um mês sofrido. O ritual cabe em o relatório do funil na segunda de manhã.

Ajuste as taxas a cada trimestre

As taxas envelhecem. Muda o preço, muda a origem dos clientes, muda a agenda, e a conversão muda junto.

Recalcule a cada três meses com os dados mais recentes. E não invente taxa "de mercado": a única que serve para prever o seu mês é a sua.

Um sinal de que a previsão está boa

No fim do mês, compare previsão e realizado. Se a diferença fica dentro de 20% por três meses seguidos, sua previsão virou ferramenta.

Se ela erra sempre para cima, quase sempre há a mesma causa: cartão avançando de etapa por otimismo em vez de por ação do cliente. A correção está em o que cada movimento entre etapas significa.